Was ist Outsourcing und was sind die Vorteile?

Das Thema Globalisierung hat in den vergangenen Jahrzehnten die Wirtschaft wie kein Zweites geprägt. Mittlerweilen ist es für kleine, mittlere und grosse Unternehmen normal, international tätig zu sein und dabei von den vielen Vorteilen zu profitieren. Im Zuge dessen wird immer wieder der Begriff Outsourcing thematisiert: Ein Unternehmen gibt einen Bereich oder Prozess an einen externen Dienstleister ab, der sich oftmals im Ausland befindet.

In diesem Artikel beantworten wir die Frage, was Outsourcing ist und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann. Dabei ist es essenziel eine gute Beratung zu haben, um das bevorstehende Leistung/Produkt an einen zuverlässigen Anbieter outsourcen zu können.

Was ist die Definition von Outsourcing?

Jedes Unternehmen hat zahlreiche Schritte, Prozesse und Bereiche in seiner Wertschöpfungskette, um letztlich eine Leistung oder ein Produkt anbieten zu können. Nicht immer ist es notwendig, auch alle diese Schritte selbst zu erbringen. Genau das bezeichnet nämlich das Outsourcing, bei dem ein Unternehmen einen bestimmten Teilbereich, einen Prozessschritt oder sogar eine ganze Abteilung an einen externen Dienstleister übergibt.

Es geht also im Wesentlichen darum, eine bislang interne Leistung nach aussen zu verlagern und sie damit von einem Drittanbieter fremd zu beziehen. Obwohl viele bei diesem Thema an eine Verlagerung ins Ausland denken, ist das durch den Begriff selbst zunächst nicht definiert. Denn, wenn ein Unternehmen, welches einen Teilbereich an einen externen Dienstleister im Inland abgibt, betreibt ebenfalls Outsourcing.

Warum ist Outsourcing so wichtig?

Es gibt im Wesentlichen drei Gründe, die diese Strategie so attraktiv machen. Zum einen befinden sich die externen Dienstleister in der Regel in Ländern, in denen die Lohnkosten weitaus niedriger sind als z.B. im DACH-Raum. Meistens handelt es sich dabei um Osteuropa oder Asien, wo es günstigere und gut ausgebildete Arbeitskräfte gibt. Die Kostenersparnis daraus können Sie dann an das Unternehmen weiterreichen, damit es auch in Zukunft konkurrenzfähig bleiben kann.

Zum anderen sind diese externen Anbieter auch weitaus stärker auf eine bestimmte Dienstleistung spezialisiert. Sie beliefern nicht selten zahlreiche Kunden mit einer vergleichbaren Leistung und können demnach wesentlich besser skalieren und von Lerneffekten profitieren. Die Globalisierung hat den Preisdruck auf viele Unternehmen erhöht, und ein spezialisierter Anbieter kann dabei helfen, kostengünstiger zu arbeiten. Bereiche, die sehr arbeitskraftintensiv sind, profitieren davon in der Regel am meisten.

Doch auch der Mangel an internen Ressourcen führt immer häufiger zu der Entscheidung, eine Leistung nach aussen zu geben. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels kann es für Unternehmen schwierig sein, ausreichend interne Kapazitäten aufzubauen. Wenn auf der anderen Seite ein zuverlässiger externer Dienstleister innerhalb kürzester Zeit wichtige Aufgaben übernimmt, dann kann sich das Unternehmen uneingeschränkt auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Dies erhöht zusätzlich das Momentum um generell die Ertragskraft der Unternehmen innert kürzester Zeit zu beschleunigen und zu realisieren.

Welche Formen von Outsourcing gibt es?

Es gibt zahlreiche verschiedene Formen des Outsourcings, die den Begriff noch weiter definieren oder unterteilen können. Damit lässt sich eine präzisere Kategorisierung dieses sehr umfangreichen Themas erreichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Offshore-Outsourcing (Offshoring): Dieser Begriff spezifiziert, an welchen Ort die Leistungserbringung abwandert, in diesem Fall nämlich zwingend ins Ausland. Eine weitere Unterteilung zwischen Nearshoring (z. B. Osteuropa) und Farshoring (z. B. Asien) ist dabei nicht unüblich.
• Outtasking: Hierbei geht es darum, einzelne Aufgaben oder kleine Schritte anstatt eines ganzen organisatorischen Bereichs oder einer Abteilung auszulagern. Das hilft dabei, den Rahmen (z.B. Initialkosten) zunächst eher kleinzuhalten und die Leistungserbringung sowie die Qualität zu testen.
• Out-Servicing: Beim Out-Servicing wird der interne Kundendienst outgesourct. Klassische Beispiele für diese Form des Outsourcings sind Callcenter oder Wartungscenter, die sich entweder im In- oder Ausland befinden können.
• Transitional Outsourcing: Wenn es eine Technologie- oder Organisationsumstellung gibt, kann es sein, dass ein bestimmter Bereich teilweise komplett ausfällt. Um diesen Zeitraum zu überbrücken, übernimmt ein externer Dienstleister alle Aufgaben während der Transition.
• Complete Outsourcing: Dieser Begriff bezeichnet das Outsourcen von ganzen Abteilungen oder Bereichen. Aufgrund der steigenden Komplexität in der Informationstechnologie lagern beispielsweise viele Unternehmen heute die gesamte IT-Abteilung an einen externen Dienstleister aus.

Was sind die Vorteile von Outsourcing?

Es gibt zahlreiche Vorteile, die den Einsatz einer Outsourcing-Strategie attraktiv machen. Insbesondere im Hinblick der stetig zunehmenden volatilen Wirtschaftssituation kann ein Unternehmen damit von Kosten-, Zeit- und Flexibilitätsvorteilen ganz erheblich profitieren.

Zu den wichtigsten Vorteilen beim Outsourcing gehören:

• Kostenminimierung: Externe Dienstleister sind auf einen Teilbereich spezialisiert und profitieren oft von günstigeren Lohnkosten im Ausland. Dadurch schaffen sie es, eine vergleichbare oder sogar bessere Leistung zu wesentlich niedrigeren Kosten anzubieten.
• Qualitätssteigerung: Doch nicht nur bei den Kosten verschaffen sich viele Unternehmen damit grosse Vorteile, sondern auch bei der Qualität. Durch die Erfahrung und die Lerneffekte, von denen ein externer Spezialist profitiert, erhalten Sie auch meistens eine bessere Qualität bei den Ergebnissen.
• Risikominimierung: In Zeiten konjunktureller Schwankungen ist es auch immer ein Risiko, eigene Ressourcen im Unternehmen aufzubauen. Sollte es zum Umbruch in der Wirtschaft kommen, können Leistungen eines externen Dienstleisters oft weitaus leichter herauf- oder herunterskaliert werden.
• Schnelligkeit: Es braucht viel Zeit und Geld, um eigene interne Ressourcen in ausreichender Kapazität aufzubauen. Werden die Tätigkeiten oder Abteilungen jedoch outgesourct, dann stehen diese weitaus schneller und in höherer Kapazität bereit.

Welche Folgen hat Outsourcing für Mitarbeiter?

Hierbei kommt es natürlich immer auf die Situation im jeweiligen Unternehmen an. Gibt es bislang keine interne Abteilung oder nicht ausreichende Ressourcen, um alle Aufgaben zu übernehmen, dann sind die Auswirkungen für die Mitarbeiter in der Regel oftmals gering. Denn der externe Dienstleister dient hierbei oft lediglich dazu, zusätzliche Kapazitäten bereitzustellen, die sonst im Unternehmen nicht verfügbar sind.

Möchte das Unternehmen hingegen beispielsweise aus Kostengründen eine interne Abteilung outsourcen, kann das grosse Auswirkungen auf die Mitarbeiter im Unternehmen haben. Hierbei kann es ein entscheidender Vorteil sein, beim Outsourcing-Projekt auf einen professionellen Interim-Manager zu setzen, der viel Erfahrung in solchen Situationen einbringen kann. Dieser schafft es, unternehmensinterne Anspannungen schnell zu erkennen sowie zu löse, damit die Mitarbeiter auf die neue Situation vorbereitet sind.

Wann ergibt Outsourcing Sinn?

Am Anfang einer jeden Entscheidung sollte eine Wirtschaftlichkeitsrechnung erfolgen. Hierbei müssen alle Gesamtkosten erfasst werden, und zwar nicht nur die laufenden Kosten des externen Dienstleisters, sondern auch die internen Kosten zur Umsetzung des Projekts. Oftmals gibt es weitreichende organisatorische oder strukturelle Auswirkungen auf das Unternehmen, die zuvor alle aus monetärer Sicht bewertet werden müssen.

Bei der Auslagerung von Kernkompetenzen oder Schlüsseltechnologien gilt es jedoch, sehr vorsichtig vorzugehen. Das Unternehmen kann sich dabei nämlich schnell in eine Abhängigkeitssituation bewegen oder einen zukünftigen Mitbewerber aufbauen. Zudem gibt es immer wieder Herausforderungen beim Datenschutz oder geistigen Eigentum, die es zuvor zu lösen gilt. Sind diese Problemstellungen alle behoben, kann Outsourcing sehr sinnvoll sein, weil es günstiger, schneller und zuverlässiger funktioniert.

Welche Unternehmensbereiche können ausgelagert werden?

In der Wirtschaft findet man immer wieder bestimmte Bereiche im Unternehmen, die besser outgesourct werden können als andere. Einige typische Beispiele für Outsourcing sind die Folgenden:

• Kundenbetreuung bzw. Callcenter
• IT-Support und IT-Sicherheit
• Entwicklung von Software, Apps oder Websites
• Buchhaltung und Erstellung von Jahresabschlüssen
• Marketing, Logistik oder Catering

Welche Fehler werden beim Outsourcing häufig gemacht?

Viele Unternehmen machen gleich zu Beginn den Fehler, den falschen Bereich auszulagern. Man darf sich hier nicht an Beispielen anderer Unternehmen orientieren, sondern muss die Wirtschaftlichkeitsrechnung für sich selbst gewissenhaft durchführen.

Der zweite Fehler geschieht dann häufig bei der Auswahl des externen Dienstleisters, weil das Angebot am Markt hier bereits gross ist, dass man schnell die Übersicht verlieren kann.

Es ist aber nicht nur essenziell, genau zu definieren, welchen Bereich man an welchen Anbieter auslagert, sondern auch, mit diesem den genauen Leistungsumfang exakt zu definieren und vertraglich festzuhalten. Es darf keinerlei Missverständnisse oder Unklarheiten geben, da sonst beide Seiten die falschen Vorstellungen von der Zusammenarbeit haben. Deshalb darf man den gesamten Kommunikationsaufwand und den sehr wichtigen Kommunikationsrythmus dazu nicht unterschätzen, sowohl beim Projekt als auch im laufenden Betrieb.

Hierbei wird oft ein weiterer beliebter Fehler gemacht: Der Aufwand für das Outsourcing-Projekt wird unterschätzt. Es handelt sich hierbei nicht selten um einen Vollzeitjob, der oft nicht mit dem Tagesgeschäft in Einklang gebracht werden kann. Zudem fehlt Managern im Unternehmen oftmals die Erfahrung, ein Outsourcing-Projekt umfangreich zu führen und zu begleiten. Ein professionelles Interim-Management kennt hingegen alle Herausforderungen der wichtigen Aspekte und des kritischen Pfads, um das Projekt schnell und kosteneffizient durchführen zu können.

Ist Outsourcing 2023 noch im Trend?

Gerade in Anbetracht von Schwierigkeiten bei den Globalen Lieferketten, aktuellen Geopolitischen Herausforderung und Unwägbarkeiten stellt sich die Frage: Ist es besser, das neue Jahr mit dem Outsourcing bestimmter Projekte zu beginnen oder auf internes Fachwissen zu setzen? Die interne Lösung vermittelt den Eindruck, einer besseren Kontrolle. Aber ist Insourcing im Zusammenhang mit der erhöhten Komplexität wirklich die beste Strategie, um Wettbewerbsfähig zu bleiben?

Speziell in diesen Zeiten können wir erklären, wann, wo und warum Outsourcing die richtige Antwort ist, um zusätzliche Herausforderungen zu vermeiden, die sonst beim Insourcing auftreten können.

Outsourcing im Jahr 2022: Was sind die Ergebnisse?

Hier sind 3 Statistiken, die für sich selbst sprechen:

45% der Unternehmen planen seit Beginn der COVID19-Pandemie eine Ausweitung des Outsourcings aufgrund mangelnder interner Kompetenzen (Quelle NTT)

Seit Beginn der COVID19-Pandemie sehen viele Unternehmen weltweit einen wachsenden Bedarf, ihren Arbeitsplatz zu verbessern und zu optimieren sowie Talente und neue Kompetenzen zu gewinnen.

Eine Studie zeigte, dass 48 % der Unternehmen wussten, dass sie ihr Arbeitsumfeld aufgrund der Pandemie modernisieren mussten, während 45 % der globalen Unternehmen angaben, dass sie aus demselben Grund mehr Arbeit auslagern wollten.

Die Studie deutet auch darauf hin, dass ein Großteil der Anstrengungen, die bisher für die Auslagerung von Tätigkeiten aufgewendet wurden, auf die Suche nach mehr Fachkräften mit technischen Kenntnissen umgelenkt werden wird.

Für 70% der Unternehmen ist Kostensenkung der Hauptgrund für Outsourcing (Quelle Deloitte)

Outsourcing-Statistiken zeigen, dass der Hauptgrund für die Entscheidung von Unternehmen für Outsourcing einfach die Kostensenkung ist. In der Tat trägt Outsourcing dazu bei, die Gesamtkosten des Unternehmens zu senken, indem es die Kosten, die normalerweise mit der Einstellung von internem Personal verbunden sind, deutlich minimiert. Dazu gehören die Kosten für die Einstellung von Personal, verschiedene Sozialleistungen und die Krankenversicherung, je nach Arbeitgeber und Standort.

62% der Unternehmen weltweit wollen ihre Outsourcing-Bedingungen und -Verträge neu verhandeln (Quelle BCG)

Die Unternehmen haben immer noch mit Budgetproblemen zu kämpfen, die durch die COVID-19-Pandemie verursacht wurden, während der Markt weiter wächst und sich exponentiell entwickelt. Eine Studie hat ergeben, dass bis zu 62% der Unternehmen planen, ihre Outsourcing-Vereinbarungen und -Verträge neu zu verhandeln. Der Bericht zeigt, dass 59% der Unternehmen die Bedingungen der Outsourcing-Verträge neu verhandeln wollen, 56% der Unternehmen wollen die Preisstruktur ändern und 48% der Unternehmen wollen das aktuelle Liefermodell neu erfinden. Supply-Chain-Management ist hier gefordert.

Die Verpflichtungen des Unternehmens von heute

Die Unternehmen von heute müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um sich gegenüber der Konkurrenz zu positionieren und damit Geld zu verdienen, sich zu entwickeln und weiterzuentwickeln. Vier Verpflichtungen bilden die Säulen eines Unternehmens, das in der Post-Covid-Ära Bestand hat:

• Ein echtes Kundenerlebnis bieten – indem es die besten Ergebnisse für seine Kunden schafft;
• Rationalisierung der Kosten – dem zunehmenden Druck zur Verbesserung der Margen und zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit intelligent widerstehen.
• Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen – in einer sich ständig verändernden Gesetzeslandschaft konform bleiben.
• Ausrüsten – alle verfügbaren technologischen und operativen Fähigkeiten einsetzen, um die Diversifizierung und den Wettbewerbsvorteil voranzutreiben.

Internalisierung im Jahr 2023?

Interne Ressourcen müssen ihre Aufmerksamkeit oft auf mehrere, manchmal widersprüchliche Projekte aufteilen. All dies bedeutet, dass diese Strategie vielen Einschränkungen zum Opfer fallen kann:

• Fehlen der neuesten Technologie;
• Bestehende Systembeschränkungen;
• Schlechte Zuteilung von internen Ressourcen;
• Eine sich ständig verschlechternde Benutzererfahrung;
• Unzureichende Analyse und Verständnis der Kundenbedürfnisse;
• Ständig wechselnde Vorschriften.

Es ist unmöglich, die Kunden von morgen mit der Technologie und den Strategien von gestern zu gewinnen. Umsichtiger ist es mit dem richtigen Partner diese Herausforderungen anzugehen.

Mit 3i Business Solutions AG erfolgreich outsourcen

Outsourcing ist ein Thema, das aufgrund der Globalisierung und des steigenden Kostendrucks auch immer wichtiger im DACH-Raum wird. Durch die Auslagerung an einen zuverlässigen externen Dienstleister lassen sich effizient Kosten einsparen, Risiken minimieren und dabei die Qualität der Leistung sogar noch steigern. Doch es gibt viele Herausforderungen und Hindernisse, die es bei einem Outsourcing-Projekt zu meistern gilt.

3i Business Solutions ist ein langjähriger Experte im Bereich Outsourcing und kann professionelle Interim-Manager bereitstellen, die Ihnen dabei helfen, alle Anforderungen und Rahmenbedingungen erfolgreich umzusetzen. Wir greifen dabei auf unsere umfangreiche Erfahrung in Osteuropa und Asien zurück, die sich als attraktive Outsourcing-Orte bewährt haben.

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